POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S establece las Políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

• NOMBRE DE LA EMPRESA: AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S, sociedad comercial identificada con NIT. No. 830.006.901-1, se constituye como una empresa colombiana, con el objeto social compra, venta, importación, exportación, distribución, transformación de toda clase de vehículos automotores, equipos, partes, piezas, carrocerías, repuestos y accesorios para los mismos, así como la prestación de los servicios de carga, pasajeros; diagnostico, mantenimiento preventivo y correctivo, servicio de colisión con las reparaciones de latonería y mantenimiento de pintura; consultoría, asesoría y avalúos de todas las operaciones inherentes al sector automotriz.
• DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 172 # 22 A – 93
• DOMICILIO PRINCIPAL: Bogotá D.C., República de Colombia.
• DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: habeas.data@comagro.com.co
• TELÉFONO: (601) 6528900

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S., permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre responsables y Titular con relación al tratamiento de su información; Informar al Titular las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicada a todas las Bases de Datos y/o Archivos que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S como responsable del tratamiento de Datos Personales.

4. DEFINICIONES

• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la Ley:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.1. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de Datos Personales podrá ejercer sus derechos contactándose con la entidad a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la Protección de Datos Personales ÁREA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.

Para tal efecto, podrá utilizar los siguientes canales de atención:

• Correos electrónicos: habeas.data@comagro.com.co y servicioalcliente@comagro.com.co
• Código QR que, al ser escaneado, dirige al cliente a la página de internet https://automotorescomagro.com/contactanos/. Dicho enlace contiene el formato digital.
• Dirección física: Calle 172 # 22 A – 93, Bogotá D.C.
• Teléfono: 6528900
• Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

6.2. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. designa como área responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales al ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE, la cual actuará en coordinación con el comité de seguridad de la información, áreas operativas y administrativas de la compañía, según corresponda.

Esta área será la encargada de recibir, tramitar y dar respuesta a las solicitudes presentadas por los titulares a través de los canales de atención previamente informados en la presente política, garantizando el cumplimiento de los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el Tratamiento de Datos de carácter Personal AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. DEBERES DE AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

9.1. Tratamiento de datos personales de Empleados y Contratistas

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
3. Registrar la información de los empleados en la base de datos.
4. Realizar procesos de afiliación de los empleados al sistema de seguridad social.
5. Formalizar el contrato de trabajo o de compra o venta de bienes o servicios; disponer de manera permanente de datos actualizados de contacto para eventualidades de salud, legales, sociales, etc.
6. Citaciones a reuniones y actividades propias de la relación laboral, contractual, comercial o de dirección.
7. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
8. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
9. Control de horario laboral.
10. Control y Gestión de la seguridad de la compañía.
11. Publicaciones en redes sociales o material audiovisual corporativo.
12. Cumplimiento con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
13. Contacto a través de plataformas virtuales y chat.

Así mismo, AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección de sus empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. y el empleado.

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. trata datos sensibles de sus trabajadores y contratistas como la huella dactilar con la única finalidad de controlar el horario de ingreso y salida de las instalaciones de la compañía. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Terminada la relación laboral, AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.2. Tratamiento de datos personales de Accionistas

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. recolecta los datos personales de sus Accionistas y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva. Las finalidades serán:

1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
2. Enviar invitaciones a eventos programados por la Compañía y en general contactar al accionista.
3. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad.
4. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los accionistas.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea accionista de la compañía el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales.

9.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores para las siguientes finalidades:

1. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
2. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
3. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
4. Facturación para fines contables, financieros y administrativos e informes a los diferentes entes de control internos y externos.
5. Estudio de proveedores para fines de contratación.
6. Trámite de pólizas o garantías relacionadas con la relación comercial.
7. Contacto a través de plataformas virtuales y chat.

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato.

9.4. Tratamiento de datos personales de Clientes

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes serán:

1. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
2. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o por casa matriz.
3. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
4. Cumplir con el objeto del contrato celebrado.
5. Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
6. Vinculación en general de cada cliente.
7. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.
8. Prestar los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo derivado de las garantías legales y posteriores o adicionales.
9. Enviar encuestas de satisfacción del servicio brindado por el concesionario.
10. El envío de notificaciones sobre campañas de seguridad y demás que resulten del cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
11. Facturación para fines contables, financieros y administrativos e informes a los diferentes entes de control internos y externos.
12. Creación de Estadísticas de acuerdo a las estrategias de marketing y ventas.
13. Estudio de créditos, otorgados directamente por el concesionario.
14. Actualización de datos.
15. Para trámites de peticiones, quejas o reclamos.
16. Publicaciones en redes sociales o material audiovisual corporativo.
17. Consultas en listas de riesgo, teniendo en cuenta los requisitos normativos y legales aplicables a la gestión del riesgo organizacional.
18. Contacto a través de plataformas virtuales y chat.

9.5. Tratamiento de datos personales de Control Ingreso

Las finalidades para los visitantes que ingresan a las instalaciones serán:

1. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
2. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
3. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a tres (3) años contados a partir de su recolección.

9.6. Tratamiento de datos personales de Registro de Video vigilancia

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. recolecta datos biométricos a través de sus Cámaras de Vigilancia para:

1. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
2. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
3. Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados, contratistas y visitantes en las instalaciones de la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

La empresa actualmente realiza Transferencia Internacional de Datos Personales en virtud de su calidad de oficina de sociedad extranjera AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. Para realizar la Transferencia, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, la empresa se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos según la Ley 1581 de 2012.

11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. realiza el Tratamiento de Datos Personales de menores de Edad bajo las siguientes finalidades (entre otras):

• Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
• Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o por casa matriz.
• Vinculación en general de cada cliente.
• Realizar actividades de fidelización y marketing.
• Prestar servicios de mantenimiento y garantías.
• Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores (en relación con beneficios a hijos de empleados).
• Realizar procesos de afiliación al sistema de seguridad social.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

Para el ejercicio de sus derechos, el Titular deberá acreditar su identidad mediante copia del documento de identidad. Cuando actúe a través de apoderado, deberá adjuntar el respectivo poder debidamente otorgado.

12.1. Consultas

La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado la nueva fecha, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2. Reclamos

El reclamo se tramitará bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita con la identificación del Titular, descripción de hechos y dirección. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin presentar la información, se entenderá desistido.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informará la nueva fecha, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

12.3. Requisito de procedibilidad

El Titular sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

12.4. Petición de actualización y/o rectificación

AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud y los soportes pertinentes.

12.5. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar el consentimiento cuando considere que los datos no están siendo tratados conforme a la ley o hayan dejado de ser necesarios. Sin embargo, AUTOMOTORES COMAGRO S.A.S. podrá negar la supresión si el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

13. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

La entidad se reserva el derecho de modificar la Política en cualquier momento. Toda modificación será comunicada con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

14. PUBLICACIÓN Y PUESTA EN CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA

La presente Política se encuentra disponible para consulta permanente en la página web corporativa y en sus instalaciones físicas. Cualquier modificación sustancial será informada oportunamente utilizando los canales habituales.

15. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán vigencia durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades:

• Bases de datos laborales: hasta 20 años posteriores a la terminación del vínculo.
• Bases de datos comerciales y de clientes: durante la relación contractual y hasta 10 años adicionales.
• Bases de datos de videovigilancia: hasta 30 días.
• Bases de datos de visitantes: hasta 6 meses (o según necesidad legal).

15.1. FECHA DE ACTUALIZACIÓN

La presente política fue actualizada el 03 de marzo de 2026 y rige a partir de dicha fecha.